Reglement Verenigingsdiensten

REGLEMENT VERENIGINGSDIENSTEN

Bij LTC Groeneveen wordt het clubhuis en het park geheel door eigen leden gerund. Hierdoor kunnen de kosten van hapjes en drankjes relatief laag gehouden worden, maar het helpt vooral enorm mee om de club financieel gezond te houden... 

Dit Reglement Verenigingsdiensten is bedoeld om een en ander in zo goed mogelijke banen te leiden en om mogelijke misverstanden te voorkomen of uit de wereld te helpen.

1.      Vóór de 1e van enige komende periode moet de planning van alle evenementen voor deze periode bekend zijn met de daarbij behorende behoefte aan bar- en keukenbezetting. Dit geldt ook voor de planning van park- en tuindiensten. De Commissie Vrijwilligers zorgt ervoor dat alle gevraagde diensten worden ingepland. Als er geen planning is ingediend voor een evenement zal de organisatie van dat evenement zelf voor barbezetting zorgen.

2.      Alle leden draaien minimaal 3 x 4 = 12 uur verenigingsdiensten per jaar.  Hiervan zijn uitgezonderd: a) leden onder de 18 jaar, b) leden voor wie op medische of andere bijzondere gronden een uitzondering wordt gemaakt, c) leden van verdienste en slapende leden en d) leden die hun verenigingsdiensten hebben afgekocht.

3.      Deelnemers aan een vrijdag-, zaterdag- of zondagcompetitie KNLTB draaien een (catering)dienst tijdens deze competities. Dit wordt door het competitieteam zelf geregeld tijdens de desbetreffende competitie en indien dit niet gebeurt, dient een alternatieve bijdrage betaald te worden zoals vermeld onder punt 11.

4.      De verenigingsdiensten worden ingeschreven via het verenigingsdienstrooster op de website van Groeneveen Tennis en Padel of via de club-app. Kijk voor gebruik en meer informatie op www.ltcgroeneveen.nl

5.      Leden  schrijven zich in december en juli van ieder jaar in voor minimaal 3 diensten per jaar (meer mag ook!). 
Na inschrijving zijn de betrokken leden zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun verenigingsdiensten.
Een lid kan zijn inschrijving controleren in zijn persoonlijke agenda op de website (wel eerst inloggen) of via de club-app. Eén week en één dag van tevoren ontvangt een lid een email met de aankondiging van de ingeschreven verenigingsdienst.

6.      Opzeggen van het lidmaatschap gedurende het lopende verenigingsjaar geeft geen vrijstelling voor de reeds ingeplande verenigingsdiensten.

7.      Wanneer iemand een geplande verenigingsdienst niet kan doen, wordt verwacht dat men zelf voor vervanging zorgt. Dit kan door te ruilen met een ander lid. Het is ook mogelijk iemand van de reservepool te bellen en deze in te schakelen tegen een vergoeding van het aantal uren dienst maal 10 euro per uur, dus 40 euro per verenigingsdienst. Dit wordt vooraf onderling afgehandeld en gaat buiten de vereniging om. In gevallen dat de vereniging wordt gevraagd een invaller te zoeken, is dezelfde vergoeding verschuldigd. Eventuele wijzigingen graag minimaal 48  uur van tevoren doorgeven aan de Coördinator Verenigingsdiensten: vrijwilligers@ltcgroeneveen.nl .

8.      Afkopen van de verenigingsdienst is mogelijk. Dit moet vóór 1 februari van ieder jaar kenbaar worden gemaakt bij de Coördinator Verenigingsdiensten (vrijwilligers@ltcgroeneveen.nl). Kosten voor het afkopen van de verenigingsdiensten bedragen 75 euro. Dit bedrag moet vóór 1 maart overgemaakt zijn op NL 48 RABO 0350 5216 89 t.n.v. Groeneveen Tennis en Padel onder vermelding van het eigen bondsnummer en ‘afkopen verenigingsdiensten’. Na 1 februari is afkopen niet meer mogelijk.

9.      Een verenigingsdienst vervalt alleen indien het park gesloten is (vermelding op de website). In alle andere gevallen heeft het lid altijd verenigingsdienst en dient men tot het einde van de dienst te blijven. Elke gedraaide verenigingsdienst wordt afgetekend. Dit wordt wekelijks gecontroleerd door de Commissie Verenigingsdiensten. De gedraaide diensten worden in het systeem verwerkt en leden, die verstek hebben laten gaan, krijgen een mail met een instructie voor betaling van de alternatieve bijdrage, zie hiertoe punt 11.

10.   Inschrijven voor extra verenigingsdiensten is altijd mogelijk en wordt zeer op prijs gesteld. Het dienstdoende lid dient er wel rekening mee te houden dat het ook voor deze diensten zelf verantwoordelijk is (dus zelf vervanging zoeken bij verhindering) en ook in dit geval dient bij niet verschijnen een alternatieve bijdrage betaald te worden, zie hiertoe punt 11. 

11.   Wanneer een lid of competitieteam verstek laat gaan bij zijn/haar dienst, moeten zij een bijdrage van 40 euro per keer betalen. Deze bijdrage wordt per e-mail aangezegd aan het desbetreffende lid of teamcaptain. Betaling hiervan dient binnen 7 dagen gedaan te worden op rekeningnummer NL 48 RABO 0350 5216 89 t.n.v. Groeneveen Tennis en Padel onder vermelding o.v.v. ‘bijdrage verenigingsdienst (datum-tijd)'. Het saldo van deze rekening komt ten goede aan de vereniging. Het herhaaldelijk niet vervullen van de verenigingsdienst, waardoor een beroep op dit punt moet worden gedaan, kan uiteindelijk leiden tot royement van het desbetreffende lid of geen deelname meer van het desbetreffende competitieteam aan de gewenste competitie.